Möte 2024-11-20

Information från företagshälsans verksamhet.

Revisorerna genomförde under 2024 en uppföljande granskning av Region Gävleborgs lönehantering och löneutbetalningsprocess.

Syftet med granskningen är att bedöma om regionstyrelsen vidtagit tillräckliga åtgärder med anledning av den bedömning och de åtgärdsförslag som lämnats i genomförda granskningar.

Granskningen har sin utgångspunkt i följande revisionsfrågor:

• om revisorernas synpunkter och förslag till åtgärder besvarats av regionstyrelsen
• om synpunkterna och förslagen åtgärdats.

Utifrån granskningens resultat rekommenderar revisorerna Regionstyrelsen:

Till regionstyrelsen:

1. Säkerställa att påbörjat arbete med utveckling av det systematiska arbetet med intern kontroll fortlöper och färdigställs som planerat. Detta arbete innefattar fortsatt utveckling av processkartan, upprättande av risk- och väsentlighetsanalys samt dokumentation och kategorisering av inkomna ärenden för att identifiera problemområden.
2. Säkerställa att nämnderna beaktar lönehanteringen i sina internkontrollplaner med tillhörande riskbedömningar.
3. Säkerställa att upprättande av rutinbeskrivningar sker inom de områden där sådana saknas och att uppstartat arbete med utveckling av kontrollarbetet fortlöper. Som en del i det arbetet bör regionstyrelsen se över behovet av att uppföljning sker av checklista för lönekörningen i syfte att stärka den interna kontrollen.
4. Tillse att det arbete som har påbörjats med utveckling och systematisering av löneprocessen fortsätter. Detta i syfte att säkerställa att ett systematiskt arbetssätt inrättas där bland annat utförda kontroller dokumenteras. Dokumentation av utförda kontroller ökar spårbarheten av kontrollarbetet och kan i sin tur även utgöra underlag för kommande risk- och väsentlighetsanalyser.
5. Ge löneenheten förutsättningar att fortsätta sitt arbete med att effektivisera och digitalisera lönehanteringen för att på så sätt minska arbetsbelastningen.
6. Ställa krav på regionens verksamheter och chefer att direktiv för utlägg efterlevs och införa rutiner där alla chefer och medarbetare löpande informeras om rutinen för resebokningar och vikten av korrekta underlag avseende reseräkningar, utlägg mm.
7. Säkerställa att regionstyrelsen och nämnderna tillser att tid- och avvikelserapportering samt attest av underlag sker korrekt och i tid. Då det åligger styrelse och nämnder ett ansvar enligt 6 kap 6§ Kommunallagen att inom sitt verksamhetsområde tillse att den interna kontrollen är tillräcklig, är det väsentligt att regionstyrelsen säkerställer att inte bara styrelsen utan även nämnderna tillser att det finns fullständiga och korrekta underlag till samtliga lönetransaktioner.

I en motion föreslår Eva Lindberg, Jan Lahenkorva, Mona Davik, Marie-Louise Dangardt, Lars Öberg, Daniel Johansson och Marcus Gard (S):

1. Att Region Gävleborgs analys- och uppföljningsavdelning Samhällsmedicin uppdras att utreda hur kostnader och antal tjänster som åtgår för att hantera upphandlingar och administration av inhyrd personal utvecklas.
2. Att sådana kostnader (ovan) tas med i kalkyler och rapporter som avser kostnader för inhyrd personal inom Region Gävleborg.

I en motion föreslår Eva Lindberg, Jan Lahenkorva, Mona Davik, Marie-Louise Dangardt, Lars Öberg, Daniel Johansson och Marcus Gard (S):

1. Att Region Gävleborg utvecklar nya och vidareutvecklar befintliga metoder för att förebygga ohälsa och sjukskrivningar bland medarbetarna.
2. Att Region Gävleborg utvecklar och förstärker rehabilitering, arbetsträning och myndighetssamverkan för att underlätta tillbakagång arbetslivet.

I en motion föreslår Eva Lindberg, Jan Lahenkorva, Mona Davik, Marie-Louise Dangardt, Lars Öberg, Daniel Johansson och Marcus Gard (S):

1. Att Region Gävleborg kräver sänkt pris i förfrågningsunderlag.
2. Att Region Gävleborg differentierar priser för korta och långa inhyrningar.
3. Att Region Gävleborg kräver kollektivavtal eller tydligt angivna villkor motsvarande kollektivavtal.
4. Att Region Gävleborg utformar tydliga karensbestämmelser.
5. Att Region Gävleborg ställer krav på att de bemanningsanställda ska ha meddelarfrihet.

Eva Lindberg, Jan Lahenkorva, Marie-Louise Dangardt, Lars Öberg, Mona Davik, Daniel Johansson, Marcus Gard (S) föreslår i en motion:

1. Att Region Gävleborg utvecklar mentorskapsprogram, där den som har en lång erfarenhet inom yrket och närmar sig pension kan ha som del eller hela sin tjänst i ett mentorskapsprogram som stöd för den som är ny inom yrket eller på arbetsplatsen.

I en motion föreslår Eva Lindberg, Jan Lahenkorva, Mona Davik, Marie-Louise Dangardt, Lars Öberg, Daniel Johansson och Marcus Gard (S):

1. Att Region Gävleborg ej upphandlar nya personalkategorier än nu förekommande.